Scaletta del matrimonio e run of show: come prepararla e condividerla

Cos'è il run of show e in cosa è diverso dal programma per gli ospiti

Il programma per gli ospiti dice a che ora inizia la cerimonia e quando si va a tavola. Il run of show dice tutto il resto: a che ora arriva il fiorista, chi apre la sala, quando il catering deve avere i tavoli liberi, chi avvisa i musicisti che gli sposi stanno entrando.

È un documento di lavoro, scritto per chi la giornata la fa funzionare. Per questo contiene informazioni che agli invitati non servono: orari di montaggio, nomi e telefoni, alternative in caso di pioggia. Vale per un matrimonio come per una cena aziendale o una festa privata: cambiano i momenti, non il metodo.

Cosa mettere in ogni voce

Una voce utile risponde a sei domande. Se ne manca una, il giorno dell'evento qualcuno ti telefonerà per chiederla.

• Quando: orario di inizio e, se conta, orario di fine. «Verso le sei» non basta a chi deve accendere le luci.
• Dove: il luogo preciso, non solo il nome della location. Giardino, sala grande, ingresso di servizio.
• Chi se ne occupa: la persona dello studio che segue quel momento.
• Chi chiamare: il referente del fornitore o della location, con il numero di telefono.
• Note: quello che serve sapere sul posto, dalla presa di corrente al brano d'ingresso.
• Piano B: cosa si fa se piove, se un fornitore ritarda, se la cerimonia si allunga.

Il piano B è la parte che si salta più spesso e quella che fa la differenza. Scriverlo prima significa decidere con calma, e non davanti agli ospiti.

Una scaletta tipo, dal trucco al taglio della torta

Quello che segue è un esempio, pensato per un matrimonio con cerimonia nel tardo pomeriggio e cena nella stessa location. Orari e momenti vanno adattati a ogni evento: serve a mostrare il livello di dettaglio, non a essere copiato.

Una versione per ogni pubblico

La scaletta completa serve a te. Agli altri serve la loro parte, perché una pagina con trenta righe non la legge nessuno fino in fondo.

• La location vuole sapere quando arrivano i fornitori, da dove entrano e a che ora si chiude.
• Il catering guarda l'orario di ingresso in sala, i tempi fra le portate e il taglio della torta.
• Il fotografo ha bisogno dei momenti da non perdere e di chi lo accompagna da un posto all'altro.
• I musicisti seguono ingressi, pause e l'orario oltre il quale si abbassa il volume.

Le note interne dello studio, come le attenzioni da avere con un parente o i margini che tieni sugli orari, restano fuori da tutte queste versioni.

Condividere senza rincorrere

Una scaletta inviata come allegato invecchia subito: basta spostare un orario e in giro restano copie diverse. Meglio un'unica versione, sempre aggiornata, che ognuno apre quando serve.

In Nuptia ogni voce della scaletta ha orario di inizio e di fine, luogo, note, responsabile, referente con telefono e piano B. Per ciascuna voce decidi chi la può vedere. Quando è pronta la stampi, oppure crei un link per location e fornitori che contiene solo le voci che hai scelto.

Il link resta valido sette giorni: conviene crearlo nella settimana dell'evento, quando gli orari sono definitivi. Se cambi idea lo revochi, e se serve ne generi uno nuovo.

Lista di controllo della settimana prima

• Rileggi ogni voce con la location: orari di accesso, spazi, chiusura.
• Conferma a ogni fornitore il suo orario di arrivo e il nome del referente sul posto.
• Verifica che ogni voce abbia un numero di telefono che risponde anche di sabato.
• Controlla il piano B dei momenti all'aperto e avvisa chi deve attuarlo.
• Stampa due copie della scaletta completa: una per te, una per chi ti affianca.
• Invia a location e fornitori il link con le loro voci, non prima che gli orari siano definitivi.
• Assegna a una persona dello studio ogni momento che richiede una presenza.